Guida Prenotta

Prenotta è il gestionale per le strutture ricettive piccole: bed & breakfast, affittacamere, case vacanza, piccoli hotel. Tiene insieme le tre cose che di solito stanno su tre quaderni diversi: chi dorme dove, quanto paga e cosa devi allo Stato.

In pratica: un planning dove vedi le camere occupate, un motore che prende prenotazioni dal tuo sito anche di notte, i calendari sincronizzati con Airbnb e Booking, e i file per Questura, ISTAT e Comune generati dai dati che hai già inserito.

Prenotta si configura una volta sola, e conviene farlo in quest'ordine: ogni passo usa quello prima. Un pomeriggio basta, e il grosso è il primo passo.

1. Le camere. In Camere crei prima le tipologie (Matrimoniale Comfort, Suite) con prezzo base, quante persone ci stanno e le foto, poi le camere vere (Glicine, Ginestra) dentro le tipologie. Se vendi su Booking leggi prima Le camere: cambia come vanno divise.
2. Le stagioni e i prezzi. In Tariffe definisci i periodi dell'anno (alta, bassa, Natale) e nella griglia scrivi i prezzi che vuoi forzare. Puoi anche lasciare tutto vuoto e vivere di prezzo base: si aggiusta dopo.
3. Chi sei. In Impostazioni metti nome della struttura, logo, colore, telefono, indirizzo, CIN e i dati fiscali (che documento emetti al check-out). Da qui esce l'intestazione di ogni stampa e di ogni email. Finché il CIN è vuoto, Adempimenti te lo ricorda in cima alla pagina: dal 2025 va esposto dove si prenota, e la sanzione è tua.
4. Le regole di casa. Sempre in Impostazioni: orari di check-in e check-out, caparra, cancellazione gratuita, tassa di soggiorno del tuo Comune, gli extra che vendi e i trattamenti, se ne fai.
5. La posta. In Impostazioni → Posta in uscita il tuo server di posta, con il messaggio di prova. Senza, agli ospiti non arriva niente — ed è il passo che si dimentica.
6. Il sito. Accendi Prenotazioni online e metti il collegamento sul tuo sito (in Impostazioni trovi indirizzo e codice da incollare). Se vuoi incassare con carta, collega Stripe.
7. I portali. In Canali scambi i calendari con Booking, Airbnb, Vrbo, Expedia: un collegamento per camera.
8. Una prova vera. Prenota una camera dal tuo stesso sito, guarda l'email che arriva, confermala, falle il check-in e il check-out. Dieci minuti che valgono più di tutta questa guida — e la prenotazione finta poi la annulli.

Se arrivi da un altro programma

Le prenotazioni che hai già non si ribattono a mano. In Impostazioni → Arrivi da un altro programma (o direttamente su Porta dentro le prenotazioni) esporti dal vecchio gestionale un file CSV — da Excel: File → Salva con nome → CSV — e lo dai a Prenotta. Non serve che le colonne siano nel nostro ordine né con i nostri nomi: vengono riconosciute (anche in inglese, come le scrivono quasi tutti i gestionali del settore) e quello che sbagliamo lo correggi tu da una tendina.

Il giro è in tre passi, e il secondo è quello che conta: prima si prova. La prova dice riga per riga cosa succederebbe e non scrive niente; il pulsante che importa davvero compare solo dopo. Se dal vecchio programma non esce niente di utile — o se le prenotazioni sono su un quaderno — c'è un modello da riempire da scaricare.

Prenotta ragiona su due livelli, e capirli subito fa risparmiare tempo dopo:

• Tipologia — il tipo di sistemazione che vendi: "Matrimoniale Comfort", "Suite Romantica". Ha un prezzo base, un numero massimo di ospiti, foto e servizi. È quello che l'ospite vede sul sito.
• Camera (o unità) — la stanza fisica: "Glicine", "Ginestra". Appartiene a una tipologia. È quello che vedi tu sul planning.

Se hai tre matrimoniali identiche puoi fare una tipologia e tre camere: il sito dirà "disponibile", e sarà Prenotta a decidere quale stanza assegnare.

Il campo Gruppo sta nella scheda della tipologia. Vale la pena saperlo: le camere di uno stesso gruppo vengono riunite sul sito solo se costano uguale. Se ritocchi il prezzo di una sola, l'ospite se ne accorgerebbe vedendo due righe identiche a cifre diverse — per questo in Tariffe, sulle camere che hanno gemelle, c'è il pulsante “⇊ stessi prezzi alle gemelle” che ricopia prezzo base e tariffe su tutte in un colpo.

Il prezzo di una notte nasce così:

Le stagioni

Una stagione è un periodo dell'anno con un moltiplicatore: "Alta stagione" dal 1º luglio al 31 agosto × 1,34. Se due stagioni si sovrappongono vince quella con priorità più alta — così "Natale e Capodanno" batte "Bassa stagione" senza doverla spezzare in due.

Ogni stagione può avere un minimo di notti (min stay): sotto quella soglia il sito non lascia prenotare e lo dice. E può essere chiusa all'arrivo o chiusa alla partenza: il weekend di Ferragosto si vende da giovedì, non si arriva di sabato per una notte sola. Chi c'è già resta. Il divieto vale anche al banco e sullo spostamento: provando a far arrivare qualcuno in un giorno chiuso, Prenotta lo dice con la frase «In "Ferragosto" non si può arrivare il …: scelga un'altra data di arrivo». Se serve un'eccezione, apri quel giorno in Tariffe.

La griglia delle tariffe

Nella pagina Tariffe hai una griglia tipologie × stagioni. Se scrivi un prezzo in una casella, quel prezzo vince sul calcolo: niente base × moltiplicatore, si usa il tuo. È il modo per fissare "in agosto la Suite costa 180 e basta".

Nella stessa griglia imposti anche:

• Minimo notti specifico per quella tipologia in quella stagione;
• Supplemento ospite oltre i due;
• Prezzo per una persona sola (uso singola): se lo scrivi, chi viaggia da solo paga quello invece del prezzo pieno. Si può mettere anche nella scheda della tipologia, per tutte le stagioni;
• Tariffa non rimborsabile: la percentuale di sconto per chi paga senza possibilità di disdetta. Se la imposti, sul sito compare come seconda opzione accanto alla tariffa normale.

In Impostazioni → Regole di prezzo imposti gli aggiustamenti automatici:

Il totale scontato non può comunque superare il costo della camera: la tassa di soggiorno e gli extra restano fuori dallo sconto.

La tabella camere × giorni: ogni barra è un soggiorno. Si trascina per spostarlo, si tira per i bordi per allungarlo o accorciarlo. I colori dicono lo stato: opzione (tiene la camera ma non è ancora confermata: nasce così quando arriva dal sito, e decade da sola dopo 48 ore), confermata, in casa, partita. Le stesse parole, tutte insieme, stanno in Le parole che si usano qui.

Le celle vuote si cliccano per inserire una prenotazione in quella camera e in quel giorno. In alto c'è la ricerca: cerca per nome, codice, email o telefono, anche fra le prenotazioni fuori dal periodo mostrato.

Cambiare camera a metà soggiorno

Se un ospite deve spostarsi di stanza dopo qualche notte, non si annulla e non si rifà niente: dalla scheda del soggiorno premi Cambia camera, scegli il giorno e la camera nuova. Il soggiorno si taglia in due e prosegue di là.

• Schede degli ospiti, incassi, extra e codice della prenotazione restano attaccati.
• Alla partenza si paga un conto solo.
• Per la Questura e per l'ISTAT resta un arrivo solo: non viene contato due volte.
• Sul planning vedi due barre attaccate, ed è giusto: la prima camera va rifatta quel giorno.

Più camere per la stessa famiglia

Una famiglia che prende tre stanze sono tre prenotazioni. Con Unisci a un'altra camera le leghi fra loro: da quel momento le vedi elencate nella scheda di ognuna, ci salti sopra con un clic, e il check-out le chiude tutte insieme, con un conto solo. Se ti sei sbagliato, Non vanno insieme le rislega.

La nota della reception

Nella scheda del soggiorno c'è un riquadro per scrivere quello che non sta in nessun campo: allergico ai latticini, arriva alle 23, camera rumorosa, la prossima volta no. Si salva da sola quando esci dal campo, e compare passando il mouse sulla barra del planning.

Sotto c'è Cos'è successo a questa prenotazione: il diario di chi l'ha confermata, chi l'ha annullata, chi ha corretto il prezzo e perché. Non si scrive a mano, si legge — e quando al banco siete in più di uno serve.

Dal planning: clicca su una cella vuota, oppure + Nuovo soggiorno. Scegli camera, date, ospite, quante persone, il canale (diretto, telefono, walk-in…) e lo stato di partenza.

Se in Impostazioni hai definito i trattamenti (solo pernottamento, colazione, mezza pensione…), qui ne scegli uno: il prezzo è a persona a notte e va sul conto come riga sua. Se la prenotazione la porta un'agenzia, scrivi il nome e la commissione: in Andamento vedi quanto porta e quanto si tiene.

I recapiti servono

Email e telefono non sono facoltativi per comodità nostra: senza email all'ospite non arriva niente — né la conferma scritta, né il calendario da mettere nel telefono, né il collegamento per compilare i documenti prima di arrivare, né l'avviso se poi si annulla. Senza telefono, il giorno dell'arrivo non hai un numero da chiamare se tarda.

Se l'email c'è, la spunta Manda subito la conferma all'ospite gliela fa arrivare appena salvi — la stessa che riceve chi prenota dal sito. Dopo il salvataggio Prenotta ti dice se è partita davvero: se il server di posta non è configurato te lo scrive, invece di lasciarti credere di avergliela mandata.

Il prezzo

Calcola prezzo mostra il conto prima di salvare: notti, stagioni, sconti automatici, extra scelti e imposta di soggiorno. Se in quelle date c'è un minimo di notti che non stai rispettando, te lo dice — e ti lascia decidere.

Quando l'ospite arriva, apri la sua scheda e premi Check-in. Nella sezione Ospiti registri chi dorme davvero in struttura: nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento.

Il modulo di carta

Chi arriva senza aver fatto il pre-check-in online può compilare a mano: dalla scheda del soggiorno, Scheda ospiti stampa un modulo con un blocco per ogni persona attesa. Chi è già registrato lo trova già compilato e deve solo firmare; per gli altri restano le righe vuote. In fondo c'è l'informativa, perché quei dati vanno alla Questura e l'ospite ha il diritto di saperlo mentre li scrive.

Sul tablet si firma col dito: accanto a ogni ospite c'è Firma, e la firma finisce sulla scheda stampata nello spazio giusto. Chi fa il pre-check-in dal telefono firma da lì.

Chi ha già fatto tutto

Chi ha compilato il pre-check-in dal collegamento nella sua email arriva con i documenti già dentro: al banco si consegnano solo le chiavi. Lo vedi in Oggi, nella colonna degli arrivi.

Gli extra

Colazione, parcheggio, culla, transfer, pulizia finale. Li definisci una volta in Impostazioni → Extra, scegliendo come si contano:

Per ognuno decidi se proporlo online: alcuni li vendi solo al banco. E ognuno può avere la sua aliquota IVA: la colazione non sta dove sta il parcheggio. Lasciando vuota la colonna vale l'aliquota generale degli extra.

Se poi cambiano le persone o le date, gli extra presi dal listino si rifanno da soli: da due ospiti a uno, la mezza pensione a persona per notte si dimezza sul conto, non solo nel totale. Un importo che hai scritto tu a mano — uno sconto, un accordo — resta quello: Prenotta non te lo tocca.

Aggiungerli durante il soggiorno

Dalla scheda: scegli l'extra dal listino e la quantità (tre cene sono tre cene, non tre righe uguali). Con Voce libera aggiungi qualcosa che a listino non c'è — la bottiglia di vino, il taxi chiamato per l'ospite — scrivendo descrizione e prezzo.

Gli incassi

Ogni pagamento si registra sulla scheda con data, importo, metodo e tipo:

Alla partenza, dalla scheda del soggiorno, premi Check-out e conto. Prenotta ti mostra il conto completo e ti chiede cosa emettere:

I dati per la fattura

Scegliendo il documento fiscale, Prenotta chiede codice fiscale o partita IVA dell'ospite, con indirizzo e paese. Non è pignoleria: senza, lo Sistema di Interscambio scarta la fattura giorni dopo, quando l'ospite è a casa da un pezzo e il suo codice fiscale non ce l'ha più nessuno. Per un ospite estero basta indicare il paese.

I dati di chi è già cliente si trovano da soli. Se una struttura emette sempre lo stesso tipo di documento, lo imposta una volta in Impostazioni → Fisco e contabilità e non lo sceglie più a ogni ospite.

Senza partita IVA: la ricevuta

Un B&B non imprenditoriale non fa né fatture né corrispettivi: fa una ricevuta. Se in Impostazioni → Fisco hai detto di essere un'attività non imprenditoriale, al check-out l'unica scelta è quella: Prenotta la numera per anno, la stampa subito in formato piccolo e — sopra 77,47 € — ci scrive che il bollo da 2 € è assolto sull'originale. La marca la applichi tu sull'originale, cioè sulla copia che consegni all'ospite. Dopo la ricevuta il soggiorno non si riapre.

La soglia si guarda sul totale della ricevuta, imposta di soggiorno compresa: non è una scelta, è l'art. 13 della Tariffa allegata al DPR 642/72, che vuole il bollo sui documenti con somme non assoggettate a IVA superiori a 77,47 €. L'imposta di soggiorno la riscuoti per il Comune, ma sulla ricevuta è un addebito non soggetto a IVA come gli altri: 75,00 € di camera più 2,50 € di imposta fanno 77,50 € e il bollo ci vuole. A 77,47 € esatti no: la norma dice superiori.

Con partita IVA: il corrispettivo va certificato

Lo sconto

Da prezzo e sconto nella scheda: metti il prezzo pieno, lo sconto e — obbligatorio — il motivo. Sul conto lo sconto resta una riga sua, col prezzo pieno accanto. Fra sei mesi, uno sconto senza motivo è indistinguibile da un errore di battitura.

Non tutte le prenotazioni arrivano in fondo. Prenotta distingue tre casi, e vale la pena tenerli distinti perché non vogliono dire la stessa cosa.

Prima di annullare, guarda i soldi

Quando premi Annulla soggiorno, Prenotta ti mette davanti due cose: quanto ha già pagato l'ospite e cosa dice la tua regola di cancellazione — nei termini o fuori, tariffa non rimborsabile o no.

L'email all'ospite

Di norma parte, ed è giusto: senza, l'ospite resta convinto di avere una camera fino al giorno dell'arrivo. Ma si può spegnere, e serve: si annulla anche per togliere una riga doppia o sbagliata, e in quel caso l'email arriverebbe a qualcuno che non c'entra.

Il non presentato non manda niente: a cose fatte, scrivere "la sua prenotazione è annullata" non serve a nessuno.

La somma che trattieni

Chi non si presenta non fa il check-out: non ha dormito, e il suo conto non è il conto di un soggiorno. Ma la caparra che tieni un documento ce l'ha. Dalla sua scheda, Documenta la penale: scrivi quanto trattieni (di partenza, quello che aveva già pagato) e scegli cosa emettere. Se per te quella somma è una penale (fuori campo IVA) l'unica strada è il documento: il registro dei corrispettivi raccoglie le vendite dentro il campo IVA, e una penale lì non ci va. Se invece l'hai qualificata come corrispettivo di un servizio, puoi usare tutti e due. Niente imposta di soggiorno e niente extra: quelli si pagano dormendo.

È la pagina che apri la mattina. Quattro riquadri:

• Camere da preparare — chi è partito e chi arriva. Quelle che si liberano e si rioccupano lo stesso giorno sono segnate urgenti: è lì che si sbaglia.
• Arrivi di oggi — con quante persone, il telefono, le note, e se i documenti sono a posto. Il check-in si fa da qui, senza tornare sul planning.
• Partenze di oggi — con quanto resta da incassare, e il collegamento al check-out.
• Colazioni di domani — quante persone e le intolleranze segnalate.

Sotto ci sono altre tre cose della giornata. La cassa: fondo iniziale, entrate e uscite in contanti, quanto ci si aspetta di trovare; a fine giornata scrivi quanto hai contato e quanto porti in banca, e la differenza resta scritta con il tuo nome. La lista d'attesa: chi ha chiesto una camera che non c'era; quando si libera, la riga dice «ora c'è posto: chiamalo». I guasti: una segnalazione per camera con l'urgenza, e se vuoi la camera esce dalla vendita finché non premi «Risolto».

Prenotta stampa nove documenti. Portano il logo della struttura, i tuoi recapiti e il tuo colore.

Prenotta ha un motore di prenotazione pubblico: una pagina che l'ospite usa per cercare, vedere il prezzo e prenotare, senza registrarsi e senza passare da un portale.

L'indirizzo è https://gnox.it/prenotta/?struttura=tuo-nome. Lo metti come pulsante "Prenota" sul tuo sito, sui social o nella firma delle email.

Come funziona per l'ospite

La richiesta nasce in stato Opzione: occupa la camera, ma non è ancora una prenotazione. Diventa Confermata quando l'ospite clicca il link che riceve per email — o quando paga, se hai attivato l'incasso con carta.

Il motore si accende e si spegne da Impostazioni → Prenotazioni online. Spegnendolo non arrivano più richieste nuove, ma i link di conferma già mandati continuano a funzionare: chi ha in mano l'email non perde la prenotazione.

Puoi chiedere il pagamento con carta al momento della prenotazione. I soldi arrivano direttamente sul tuo conto Stripe: Prenotta non li tocca mai.

Le tre scelte

Come si collega Stripe

1. Apri un account su stripe.com: servono il tuo IBAN e i tuoi dati fiscali — la partita IVA se ce l'hai, il codice fiscale se sei un'attività non imprenditoriale.
2. In Stripe vai su Sviluppatori → Chiavi API e copia la chiave segreta (sk_live_…).
3. In Prenotta, Impostazioni → Incasso con carta, scegli il modo e incolla la chiave.
4. Copia l'indirizzo del webhook che Prenotta ti mostra, e in Stripe vai su Sviluppatori → Webhook → Aggiungi endpoint: incolla l'indirizzo e scegli l'evento checkout.session.completed.
5. Stripe ti dà una chiave di firma (whsec_…): incollala in Prenotta e salva.

Quando il pagamento arriva, l'incasso viene registrato sul soggiorno con metodo "carta" e la prenotazione diventa Confermata da sola. Se l'ospite non paga, l'opzione decade dopo 48 ore come le altre.

Prenotta scrive agli ospiti al posto tuo, dal tuo indirizzo, col tuo nome, logo e colori.

Il tuo server di posta

In Impostazioni → Posta in uscita metti i dati che ti ha dato chi ti fornisce la casella. C'è un pulsante che manda un messaggio di prova: se la password è sbagliata te lo dice subito, non quando un ospite non riceve la conferma.

Rimandare quello che si è perso

Le email si perdono, finiscono nello spam, o l'indirizzo era sbagliato. Dalla scheda del soggiorno, in Comunicazioni, puoi rimandare la conferma o mandare il pre-check-in. E se l'ospite l'email non ce l'ha proprio, lì trovi i collegamenti da copiare — pre-check-in, disdetta, conferma — da mandargli su WhatsApp.

Nel promemoria che arriva tre giorni prima c'è un pulsante: Compila i documenti. L'ospite apre una pagina e inserisce i dati di tutti i presenti — nome, nascita, cittadinanza, documento.

Quando arriva, tu quei dati li hai già: al banco consegni solo le chiavi, e la schedina per la Questura è pronta.

Airbnb, Booking, Vrbo ed Expedia leggono e pubblicano calendari. Collegandoli, una camera venduta in Prenotta si chiude anche là, e viceversa.

I due indirizzi, da non confondere

Nella pagina Canali scegli portale e camera e premi Collega: da lì copi l'indirizzo da dare all'annuncio, incolli quello da leggere, e ripeti per ogni camera. Poi Sincronizza ora, oppure lasci fare al giro automatico che parte ogni ora.

Fra un giro e l'altro resta una finestra in cui la stessa notte può essere venduta due volte: è un limite del formato iCal, non di Prenotta. Se succede, il giro successivo te lo segnala invece di sovrascrivere quello che c'è già.

Quando la stessa notte viene venduta due volte

Il calendario dei portali si legge a intervalli, non è istantaneo: fra un giro e l'altro resta una finestra in cui Booking può vendere una notte che hai già dato. È un limite del protocollo e non si elimina.

Prenotta non la infila di nascosto né la lascia passare in silenzio: la segna in rosso sul planning, con le date, il codice e il nome di chi c'è già. Da lì scegli chi tenere, e se qualcuno resta a piedi ti prepara l'email di scuse già scritta, col suo nome e il suo telefono sotto mano. Ogni caso e ogni decisione restano nello storico.

Ogni ospite che dorme da te va comunicato alla Questura entro 24 ore dall'arrivo — e all'arrivo stesso se si ferma meno di 24 ore. Prenotta prepara le schedine nel formato che il portale Alloggiati Web si aspetta — righe da 168 caratteri, con i codici ufficiali della Polizia di Stato per comuni, stati e tipi di documento — e, se gli dai le credenziali, le trasmette lui.

Trasmettere da Prenotta (consigliato)

Se in Impostazioni → Questura hai messo le tue credenziali — utente, password e chiave web service, che generi sul portale in Gestione utenti → Chiave web service — Prenotta parla direttamente col servizio della Polizia di Stato e non devi più scaricare e ricaricare niente.

1. In Adempimenti scegli il giorno degli arrivi.
2. Guarda l'elenco "Da completare": sono gli ospiti a cui manca qualcosa. Sistemali prima.
3. Premi Prova: la Polizia controlla le schedine senza registrarle e dice quale non va bene e perché. Si può rifare quante volte vuoi.
4. Premi Trasmetti alla Questura. Se una sola schedina è irregolare non parte niente: meglio in ritardo che a metà.
5. Con Ricevuta scarichi il PDF della Polizia per quel giorno: è la prova della trasmissione, e vale più di qualunque cosa scriva Prenotta.

Vengono mandate solo le schede non ancora trasmesse: premere due volte non registra due volte le stesse persone. Di ogni tentativo, riuscito o no, resta traccia.

A mano, come prima

1. File scarica il tracciato e lo carichi tu sul portale.
2. Torna qui e premi Segna come trasmesso: da quel momento quelle schede non si toccano più.

Il movimento turistico si misura con due numeri: gli arrivi (quante persone sono arrivate) e le presenze (quante notti hanno dormito), divisi per provenienza. Prenotta li calcola dai soggiorni che hai registrato.

Il portale a cui consegnarli però cambia da regione a regione. Per questo in Impostazioni scegli la tua regione: da lì la pagina Adempimenti ti dice il nome del sistema (Ross 1000, Turismo 5, SIRED, WebTur…), l'indirizzo del portale e — la cosa che fa risparmiare più tempo — se quel sistema importa da solo il file di Alloggiati Web.

Per le regioni che invece vogliono i dati sul loro portale, c'è il pulsante Movimento giorno per giorno (CSV): un file con arrivi, partenze e presenze di ogni giornata, più il dettaglio per provenienza. Si apre con Excel.

In Impostazioni imposti la regola del tuo Comune: importo a persona per notte, numero massimo di notti tassate ed età di esenzione per i bambini. Da lì in poi la tassa viene calcolata su ogni soggiorno e compare separata sul conto.

In Adempimenti, scegliendo un periodo, hai il rendiconto da consegnare al Comune: soggiorno per soggiorno, con paganti, esenti, notti tassate e dovuto, più i totali. Con 🖨️ Stampa ne fai il PDF.

La dichiarazione annuale e gli esenti

Chi gestisce la struttura è responsabile d'imposta: ogni anno presenta al Comune la dichiarazione dell'imposta di soggiorno sul modello ministeriale, trimestre per trimestre. In Adempimenti → Tassa di soggiorno, il Prospetto annuale fa il PDF con i numeri da ricopiare: soggiorni, pernottamenti tassati, esenti e dovuto, mese per mese e per trimestre.

Per ogni ospite esente il Comune può chiedere l'autocertificazione. Dalla scheda del soggiorno, Esenzione tassa stampa il modulo già compilato con i dati delle schede: lo fai firmare e lo tieni con le carte del soggiorno.

L'età non è l'unico motivo di esenzione. Quasi tutti i regolamenti comunali esentano anche il disabile e chi lo accompagna, i residenti nel Comune, le forze dell'ordine in servizio, l'autista e la guida di un gruppo, chi assiste un ricoverato. Nella scheda dell'ospite spunta Esente dall'imposta di soggiorno e scrivi il motivo: è obbligatorio, perché è quello che il Comune chiede in verifica. Da lì l'esenzione vale dappertutto — nel conto, al check-out, nel prospetto annuale — e sull'autocertificazione compare la riga con la casella «altro motivo previsto dal regolamento comunale» già barrata e compilata. Controlla comunque il regolamento del tuo Comune: le categorie cambiano da posto a posto.

Se oltre a Prenotta hai la contabilità del gestionale, ogni incasso diventa da solo una scrittura di prima nota. Le trovi in Adempimenti → Incassi in prima nota, e nella scheda del soggiorno ogni incasso porta il numero della sua registrazione.

Se un conto manca, l'incasso resta fuori. Le cauzioni, per esempio, vogliono il conto Depositi cauzionali ricevuti (PD.14), che non tutti i piani dei conti hanno. Prenotta non blocca l'incasso per questo — i soldi te li ha appena dati l'ospite — ma te lo dice subito, e in Adempimenti → Incassi in prima nota trovi l'elenco di quelli rimasti fuori con data, importo e motivo. Per rimetterli a posto vai in Impostazioni → Fisco e contabilità: il pulsante Recupera gli incassi arretrati crea i conti mancanti e rifà tutte quelle scritture in un colpo. Da lì in avanti ci arrivano da sole.

Contanti e assegni vanno in cassa, carta e bonifici in banca. Prima del documento quei soldi non sono un ricavo: sono un anticipo, e finché all'ospite non dai quello che ha pagato restano un debito verso di lui. Al check-out il documento c'è e ha già aperto il credito: il saldo lo chiude.

La prima volta

Servono quattro conti nel piano dei conti. Se non ci sono, in Impostazioni → Fisco e contabilità c'è un pulsante che li crea con i codici del piano standard — così se un domani passi al gestionale completo il tuo commercialista ci ritrova conti normali — e recupera le scritture degli incassi presi prima.

Il registro IVA e la liquidazione

Se hai la contabilità, in Adempimenti → Per il commercialista trovi le vendite del periodo — le fatture e i corrispettivi — e sopra i quattro numeri della liquidazione: IVA sulle fatture, IVA sui corrispettivi, IVA sugli acquisti, saldo a debito o a credito.

La chiusura di un periodo IVA non si fa da qui: è un'operazione di chi tiene la contabilità, e si fa dal gestionale.

Due conti che il commercialista chiede

Nella stessa pagina:

• Commissioni dei portali e delle agenzie — quanto ti è costato vendere su Booking, Airbnb, Expedia o tramite un'agenzia. Il ricavo resta quanto ha pagato l'ospite: la commissione è un costo a parte, non si sottrae dal prezzo. Per i portali esteri la loro fattura arriva senza IVA e va integrata (esterometro): il prospetto te la separa.
• Ricavi a cavallo d'anno — un soggiorno dal 29 dicembre al 3 gennaio si fattura tutto alla partenza, ma è ricavo di due esercizi. L'elenco ti dà i due importi già divisi in proporzione alle notti: la quota dell'anno nuovo si gira a risconto passivo.

Tre numeri che dicono come sta andando la struttura, calcolati su un periodo a scelta e confrontati con lo stesso periodo precedente:

Sotto trovi la provenienza: quanto arriva dalle prenotazioni dirette e quanto dai portali, in soggiorni e in ricavo. È il numero da guardare per capire quanto ti costano le commissioni.

Il logo

Un PNG con lo sfondo trasparente è la scelta migliore (vanno bene anche JPG e WEBP, fino a 2 MB). Si carica una volta e compare in alto a sinistra nel programma, su tutte le stampe e sulla pagina che vedono gli ospiti.

Caparra o acconto

Il CIN

Il Codice Identificativo Nazionale è obbligatorio dal 2025 su ogni annuncio, sul sito e nelle comunicazioni con gli ospiti. Lo trovi nella Banca Dati delle Strutture Ricettive del Ministero del Turismo; scritto in Impostazioni → Fisco e contabilità, Prenotta lo mette nella pagina di prenotazione, nelle email, sul conto e sulla fattura. La sanzione per chi non lo espone è a carico della struttura.

La conservazione dei documenti

Dopo quanti giorni dalla partenza Prenotta cancella gli estremi del documento degli ospiti (tipo e numero), tenendo nome, date e cittadinanza per ISTAT e storico. Il valore di partenza è cinque anni; zero = mai, ma allora scrivilo nel registro dei trattamenti: il GDPR vuole un termine deciso, non una dimenticanza.

Prenotta si usa dal telefono senza installare niente: apri lo stesso indirizzo dal browser. Le pagine si adattano allo schermo e la barra in alto diventa a due piani, con le schede che si scorrono col dito.

Sul planning la colonna delle camere resta ferma mentre scorri i giorni, così sai sempre di chi è una barra, e la vista parte da una settimana invece che da due.

La pagina Oggi è quella che rende meglio in mobilità: la apri mentre giri per le camere.

Si arriva da Impostazioni → Backup dei dati → Apri Backup dati. Una copia contiene tutto: camere e tipologie, tariffe, prenotazioni passate e future, ospiti, conti, incassi e adempimenti. Rimette la struttura esattamente com'era nel momento in cui l'hai fatta.

Tre modi di farla, e conviene usarli insieme:

• Backup Manuale — il pulsante in alto. Prima di ogni operazione delicata: un cambio di tariffe su tutta la stagione, una prova, un aggiornamento.
• Backup automatico — lo fa il server da solo all'ora che scegli, con quanti giorni di copie conservare. Puoi farti avvisare per email se una copia non riesce.
• Copia sul tuo computer — all'avvio del programma, al massimo una volta al giorno, il file finisce in una cartella che scegli tu.

Per tornare indietro si usa Importa Backup: scegli il file di una copia e la struttura torna a quel momento.

Le parole del mestiere e quelle del fisco, in una riga ciascuna.

Tipologia e camera

La tipologia è il tipo di sistemazione che vendi ("Matrimoniale Comfort"): ha prezzo, foto, capienza. La camera (o unità) è la stanza vera ("Glicine"). L'ospite compra una tipologia, tu assegni una camera.

Opzione

Una prenotazione che tiene la camera ma non è ancora confermata: nasce così quando arriva dal sito, e decade da sola dopo 48 ore se l'ospite non conferma.

Confermata, in casa, partita

Gli stati di un soggiorno: prenotato per davvero, ospite arrivato (check-in fatto), ospite andato via (check-out fatto).

Non presentato (no-show)

Chi aveva prenotato e non è mai arrivato. Si tiene distinto da un annullamento: nelle statistiche non è una camera venduta.

Minimo notti (min stay)

Sotto quel numero di notti, in quel periodo, non si prenota.

Chiuso all'arrivo / alla partenza

In quei giorni non si può iniziare (o finire) un soggiorno: serve a non spezzare i weekend lunghi.

Uso singola

Il prezzo che paga chi occupa da solo una camera doppia.

Trattamento

Cosa è compreso oltre al letto: solo pernottamento, colazione, mezza pensione, pensione completa. Si sceglie uno per soggiorno.

Caparra, acconto, cauzione

La caparra garantisce la prenotazione; l'acconto è già pagamento del prezzo (e cambia quando si deve l'IVA — vedi il capitolo Impostazioni); la cauzione è un deposito a garanzia dei danni, che torna indietro e non fa parte del conto.

ADR e RevPAR

ADR: quanto incassi in media per ogni notte venduta. RevPAR: quanto rende in media ogni camera che possiedi, venduta o no.

Corrispettivo

L'incasso da un privato che non chiede fattura. Va certificato con il documento commerciale (lo scontrino del registratore telematico o la procedura dell'Agenzia): il registro di Prenotta da solo non basta.

SdI

Sistema di Interscambio: il canale dell'Agenzia delle Entrate da cui passano le fatture elettroniche. Se i dati non sono giusti (per esempio manca il codice fiscale) scarta la fattura giorni dopo.

Forfettario

Il regime che non addebita l'IVA: se lo dichiari nei parametri fiscali, le righe del conto escono a 0% con natura N2.2 — su fattura e corrispettivo — e la dicitura del bollo la scrive il gestionale (la marca, sull'originale, la metti tu).

Risconto passivo

Il ricavo già fatturato che appartiene all'anno dopo: un soggiorno a cavallo del 31 dicembre ne produce uno.

Prima nota

Il registro dei soldi che entrano ed escono, giorno per giorno: da qui il commercialista ricostruisce cassa e banca. Gli incassi di Prenotta ci finiscono da soli, se hai la contabilità.

CIN

Codice Identificativo Nazionale: il codice della tua struttura, obbligatorio su annunci, sito e comunicazioni dal 2025.

Alloggiati Web

Il portale della Polizia di Stato dove si comunicano gli ospiti entro 24 ore dall'arrivo.

ISTAT

Il movimento turistico (arrivi e presenze) da consegnare al portale della tua regione.

iCal

Il formato con cui i portali si scambiano i calendari: porta le date occupate, non i prezzi né i dati dell'ospite.

Channel manager

Un programma che parla con i portali con le loro API: manda anche i prezzi e le disponibilità. Prenotta usa i calendari (iCal), che è un'altra cosa.